“Die Zukunft hängt davon ab, was wir heute tun.”
- Mahatma Gandhi
Mehr Effizienz statt Frust im digitalen Arbeitsalltag
Papierstapel, überladene Dateiablagen, keiner findet was – kommt dir das bekannt vor?
Viele Unternehmen arbeiten mit Microsoft 365, schöpfen das Potenzial aber kaum aus. Statt Klarheit herrscht Chaos: in der Dateiablage, im E-Mail-Verkehr, in der Projektsteuerung.
Hier kommen wir ins Spiel.
Wir helfen kleinen und mittleren Unternehmen dabei, ihre digitale Arbeitsweise so zu strukturieren, dass sie funktioniert – dauerhaft, übersichtlich, messbar erfolgreich.
Mit klaren, praxiserprobten Methoden – wie dem Haus der Produktivität, der PAWA-Ordnerstruktur, den 5 Säulen der Produktivität und dem FOKUS-Workflow – wird digitales Durcheinander zur Ausnahme.
Das Ergebnis:
Du findest jede Datei in unter 60 Sekunden
Du arbeitest ortsunabhängig und im Team reibungslos zusammen
Keine Tech-Flut. Kein Tool-Zoo, den morgen keiner mehr nutzt.
Sondern ein System, das bleibt.
👉 Findest du alles in unter 60 Sekunden?
Wenn nicht: Willkommen bei uns.
Wer Dich auf Deinem Weg zu mehr Klarheit begleitet
Hallo, ich bin Marcel Rubner – und ich sorge für digitale Ordnung.
Seit 2018 helfe ich Unternehmen dabei, Microsoft 365 nicht nur zu nutzen, sondern wirklich zu verstehen – und daraus ein funktionierendes System zu bauen.
Mein Einstieg war ein Unternehmen mit 90 Mitarbeitenden an fünf Standorten. Als deren IT-Administrator sollte ich "nur kurz" bei der Microsoft 365-Migration unterstützen. Am Ende wurde daraus: Strukturen schaffen, Dateien auffindbar machen, Arbeitsprozesse neu denken – kurz gesagt: Chaos in Klarheit verwandeln.
Seitdem habe ich aus vielen ähnlichen Projekten eigene Methoden entwickelt: verständlich, praxistauglich und direkt einsetzbar.
Wenn Du mich fragst, geht es nicht um Tools, sondern um die Frage:
👉 Suchst du noch oder arbeitest du schon?
Digitalisierung bedeutet für mich: weniger Reibung, mehr Klarheit – und vielleicht auch mal ein Lachen zwischendurch.
Was mich von anderen unterscheidet
„Fachkräftemangel war gestern – Effizienz ist heute.“
Ein Satz, der oft fällt, wenn ich mit Teams arbeite. Denn was viele Unternehmen am Anfang für ein Personalproblem halten, entpuppt sich oft als Strukturfrage.
Nach unserer Zusammenarbeit hören sich Rückmeldungen so an:
„Wir haben weniger Papier, mehr Struktur – und die Mitarbeitenden kommen wieder gern zur Arbeit.“
Die digitale Ablage funktioniert, Informationen sind auffindbar, neue Kolleg:innen finden sich schneller zurecht – und Rückfragen werden seltener, weil die Abläufe klar sind.
Was sich konkret verändert:
weniger Suchzeiten
mehr Selbstständigkeit
weniger Reibung im Alltag
mehr Zufriedenheit im Team
Ich arbeite bewusst anders als viele klassische IT-Berater:
Offene Fragen, ehrliche Standortbestimmung, klare Ziele – und ein Workshop-Prinzip, das Geschäftsleitung und Team einbezieht.
Denn: Digitalisierung funktioniert nur, wenn alle mitziehen.
Und nur dann, wenn niemand das Gefühl hat, überrollt oder überlistet zu werden.
Mir geht’s um pragmatische Lösungen.
Ich höre zu, ich erkläre, ich bringe Struktur rein – und ich bleibe dabei auf Augenhöhe.
Warum du mir vertrauen kannst
Ich weiß, dass Vertrauen nicht über Nacht entsteht – vor allem nicht bei einem so sensiblen Thema wie der Veränderung. Deshalb halte ich mich nicht mit großen Versprechen auf, sondern zeige lieber, was möglich ist.
Ein Beispiel:
Ein Unternehmen mit 90 Mitarbeitenden an fünf Standorten arbeitete noch vollständig mit Papierordnern. Heute läuft dort alles digital – übersichtlich, strukturiert und effizient.
Suchzeiten? Unter 60 Sekunden!
Das ist kein Einzelfall. Solche Ergebnisse entstehen, wenn Prozesse durchdacht sind – und alle Beteiligten verstehen, wie digitale Zusammenarbeit wirklich funktioniert.
Ich bin Experte für Digitalisierung und arbeite seit über 15 Jahren in der IT-Beratung.
Aber wichtiger als Technik ist mir etwas anderes:
Dass du am Ende sagen kannst:
„Das funktioniert – und zwar dauerhaft.“
Warum ich das mache, was ich mache
Mein Weg in die Digitalisierung begann nicht mit einem großen Plan – sondern mit einer Beobachtung:
Menschen verzweifeln nicht an Technik, sondern an fehlender Struktur.
Während meines Studiums half ich einem Bekannten im IT-Support. Die Anfragen wurden mehr, ich gründete ein Gewerbe, betreute erste eigene Kunden – und blieb in der IT.
Aber je mehr ich arbeitete, desto klarer wurde mir: Ich will mehr als nur reparieren. Ich will mitgestalten. Ich will nicht nur Technik warten, sondern Menschen dabei helfen, ihre Arbeit zu verbessern.
Der Wendepunkt kam mit einem größeren Projekt: ein Unternehmen mit mehreren Standorten, das ich über Jahre hinweg begleiten durfte.
Hier ging es nicht nur ums Umsetzen, sondern ums Mitdenken. Ich entwickelte, gemeinsam mit den Mitarbeitern, eine neue Struktur für Microsoft Teams, stellte gemeinsam mit dem Team auf digitale Zusammenarbeit um – und merkte: Genau das ist es. Ich will Strukturen schaffen, die bleiben. Prozesse begleiten, die Menschen entlasten. Digitalisierung nicht als Zusatz, sondern als Arbeitserleichterung.
Heute arbeite ich genau dafür – mit praxisnahen, erprobten Methoden wie dem Haus der Produktivität, der PAWA-Ordnerstruktur, den 5 Säulen der Produktivität und dem FOKUS-Workflow.
Damit digitales Chaos nicht nur aufgeräumt, sondern durchdacht wird.
Und jetzt?
Wenn du deine digitale Arbeitsweise endlich in den Griff bekommen willst –
ohne Tool-Wirrwarr, ohne Pseudo-Beratung, aber mit Struktur, die wirklich funktioniert – dann lass uns sprechen.
In 30 Minuten finden wir heraus, wo du gerade stehst – und wie du digitale Klarheit in dein Unternehmen bringst.