Aus (fast) jedem Dokument eine PDF erstellen – einfach erklärt
Warum überhaupt PDF?
PDF ist seit Jahren der Standard, wenn du Dokumente an Kund:innen, Partner oder Behörden weitergibst. Es sieht überall gleich aus, bleibt formatiert und lässt sich bei richtiger Erstellung durchsuchen (Stichwort: Text statt Bild). Genau da liegt der größte Unterschied zu vielen „Scan-PDFs“.
Der Stolperstein: „Drucken → Scannen → PDF“
Viele drucken das Dokument aus, legen es in den Scanner und speichern die Scan-Datei als PDF. Ja, so bekommst du eine PDF – aber:
Die PDF ist nur ein Bild. Kein durchsuchbarer Text, keine kopierbaren Inhalte.
Man sieht, dass es gescannt wurde (Schatten, Schiefstand, leicht unscharf).
Größere Dateien, oft mehrere Megabyte pro Seite.
Links, Lesezeichen oder Barrierefreiheit? Fehlen.
Es dauert viel länger, als direkt eine PDF zu erstellen.
Kurz: Es wirkt unprofessionell und frisst Zeit.
Besser: PDF direkt aus dem Original erzeugen
Du hast zwei unkomplizierte Wege – beide sind in Microsoft Windows Standardmäßig an Bord.
Variante 1: Virtueller Drucker – Microsoft Print to PDF
Diese Methode funktioniert in nahezu jedem Programm, das drucken kann.
So gehst du vor (Windows):
Öffne die Datei und drücke Strg + P (oder Datei → Drucken).
Wähle als Drucker Microsoft Print to PDF.
Klicke auf Drucken.
Wähle den Speicherort und gib einen Dateinamen ein.
Vorteile:
Funktioniert programmübergreifend (auch aus Browsern oder Tools ohne „Speichern als PDF“).
Vorgehen immer gleich: Drucken → als PDF speichern.
Nachteile:
Weniger Detail-Einstellungen (z. B. keine eingebetteten Lesezeichen aus Überschriften).
Manche Inhalte (Hyperlinks) werden je nach App nicht als klickbare Links übernommen.
Variante 2: Speichern unter → PDF (alle Microsoft-Programme)
In Word, Excel, PowerPoint & Co. kannst du direkt als PDF exportieren.
So geht’s (Beispiel Word):
Datei → Speichern unter wählen.
Dateityp (oder Dateiformat) auf PDF umstellen.
Speichern – optional vorher auf Optionen klicken, um z. B. nur bestimmte Seiten zu exportieren.
Vorteile:
Häufig klickbare Links, Lesezeichen aus Überschriften, oft kleinere Datei.
Teilweise Qualitätseinstellungen (z. B. „Standard (Onlineveröffentlichung und Druck)“ vs. „Minimale Größe“).
Nachteile:
Funktioniert nur in Programmen, die diese Export-Funktion haben.
Welche Variante passt zu dir? – Ein kurzer Vergleich
Virtueller Drucker (Print to PDF)
✅ Universell aus fast jeder App
✅ Sehr einfach
⚠️ Links/Struktur gehen teils verloren
Speichern unter → PDF
✅ Beste Qualität und Struktur (Links, Lesezeichen)
✅ Oft kleinere Dateien
⚠️ Nur in Programmen mit Export-Funktion
Mein Tipp: Probiere beide Wege aus und lege für dich eine Standardmethode fest – Konsistenz spart am meisten Zeit.
Extra-Tipps für saubere PDFs
Dateinamen mit Sinn:
20250826_Angebot_Kunde-Meyer.pdfstattScan001.pdf.Seitenränder prüfen: Was am Bildschirm passt, passt nicht immer im PDF – kurzer Test spart Ärger.
Schriften einbetten: Beim Export in Office ist das Standard – so sieht’s überall gleich aus.
Links testen: Klickt sich im PDF noch alles? Gerade bei Angeboten wichtig.
Ablage mit System: Lege einen festen Ordnerpfad fest (z. B. nach der PAWA-Ordnerstruktur: Projekte, Aufgabenbereiche, Wissen, Archive) – dann findest du jede Datei schneller wieder.
Mini-Checkliste: In 30 Sekunden zur Profi-PDF
Originaldatei öffnen.
Speichern unter → PDF (bevorzugt) oder Drucken → Microsoft Print to PDF.
Sinnvollen Dateinamen vergeben.
PDF kurz öffnen und prüfen (Seiten, Links, Lesbarkeit).
Richtig ablegen – nicht auf dem Desktop parken.
Fazit
PDFs zu erstellen ist kein Hexenwerk. Wenn du den Scan-Umweg meidest und direkt aus der Quelle exportierst, sehen deine Dokumente professionell aus, bleiben durchsuchbar und sind schneller versendet. Das ist Struktur, die wirkt – und sie sorgt dafür, dass du arbeitest statt suchst.