Best Practices für Team- und Kanalstrukturen in Microsoft Teams
Microsoft Teams ist für viele Unternehmen das Herzstück der digitalen Zusammenarbeit.
Doch die Wahrheit ist: Ein schlechtes Setup macht Teams zum digitalen Ablagefriedhof.
👉 Zu viele Teams, die keiner mehr überblickt.
👉 Kanäle mit kryptischen Namen.
👉 Dateien, die irgendwo landen, nur nicht da, wo man sie wiederfindet.
Das Ergebnis: Mehr Chaos als Klarheit.
Die gute Nachricht: Mit ein paar Best Practices baust du eine Struktur, die einfach, logisch und langlebig ist.
1. Weniger Teams, mehr Klarheit
Viele Unternehmen starten mit zu vielen Teams – für jede Kleinigkeit ein neues. Das führt zu Fragmentierung und Verwirrung.
Best Practice:
Nutze Teams für die großen Einheiten: PAWA als Grundprinzip.
Nutze Kanäle für die Details und Unterthemen.
👉 Beispiel: Statt „Team Marketing“, „Team Social Media“, „Team Events“ → ein Team Aufgabenbereiche mit Kanälen wie “Marketing” und Unterordnern „Social Media“, „Events“, „Kampagnen“.
2. Einheitliche Namenskonventionen
„Projekt1“, „Neues Projekt“, „Testkanal“ – klingt vertraut? Solche Namen sind Suchzeitkiller.
Best Practice:
Nutze klare, sprechende Namen.
Verwende Präfixe, wenn nötig.
Halte dich an eine feste Logik.
👉 Beispiel:
Projektteams starten immer mit „01_“ (z. B. 01_Website-Relaunch).
Aufgabenbereiche starten mit „02_“ (z. B. 02_Finanzen).
3. Drei Varianten für eine saubere PAWA-Struktur in Teams
Die PAWA-Methode (Projekte, Aufgabenbereiche, Wissen, Archive) liefert die perfekte Logik für deine Ablage. In Microsoft Teams kannst du sie auf drei Arten umsetzen – je nach Unternehmensgröße und Bedarf:
Variante 1: Das kleine & schnelle Setup
👉 Ideal für kleine Unternehmen oder den Start mit Microsoft Teams.
Ein einziges Team für das gesamte Unternehmen.
Kanäle heißen z. B.:
01_Projekte
02_Aufgabenbereiche
03_Wissen
04_Archive
Das ist der schnellste Weg, Struktur ins Chaos zu bringen – schlank, einfach, sofort anwendbar.
Variante 2: Getrennte Teams pro PAWA-Bereich
👉 Für Unternehmen, die klare Berechtigungen benötigen.
Ein Team für Projekte
Ein Team für Aufgabenbereiche
Ein Team für Wissen
Ein Team für Archive
So lässt sich genau steuern, wer wo Zugriff hat.
Variante 3: Skalierbare Struktur für größere Unternehmen
👉 Für Organisationen mit vielen Projekten und komplexeren Berechtigungen.
Teams werden mit Zahlen oder Farben definiert.
Beispiel:
01_Website_Relaunch (01 steht für Projekt)
02_Marketing (Aufgabenbereich)
03_Wissen (z. B. Vorlagen, Handbücher)
04_Archive
So bleibt die Logik auch bei wachsender Anzahl von Teams und Kanälen glasklar erkennbar.
Mein Tipp aus der Praxis:
Starte immer mit Variante 1. Wenn dein Unternehmen wächst oder Berechtigungen komplexer werden, kannst du nach und nach in Variante 2 oder 3 übergehen. Teams ist eine Hub-Anwendung – du kannst alle drei Varianten wunderbar miteinander verknüpfen und deine Struktur Schritt für Schritt wachsen lassen.
4. Standard-Kanäle nutzen – aber bewusst
Jedes Team hat automatisch den Kanal „Allgemein“. Viele ignorieren ihn – ein Fehler.
Best Practice:
Nutze den Kanal „Allgemein“ als Start- und Infozentrale.
Pinne wichtige Beiträge an.
Lege dort deine Team-Spielregeln ab (z. B. wie Kanäle genutzt werden, wer wo postet).
5. Dateien direkt in Kanälen strukturieren
Ein Kanal ist nicht nur Chat – dahinter steckt eine eigene SharePoint-Bibliothek.
Best Practice:
Lege die PAWA-Struktur (Projekte, Aufgabenbereiche, Wissen, Archive) direkt in der Dateien-Ansicht eines Kanals an.
Halte dich an die 7x7-Regel: maximal 7 Unterordner pro Ebene.
Vermeide „Datei-friedhöfe“ im Chat – nutze stattdessen die Ablage im Kanal.
6. Verantwortlichkeiten klar regeln
Die beste Struktur bringt nichts, wenn sie niemand pflegt.
Best Practice:
Lege fest, wer Kanäle anlegt.
Vermeide, dass jeder „mal eben“ neue Strukturen baut.
Halte ein kurzes Onboarding für neue Mitarbeitende, damit sie die Logik sofort verstehen.
7. Regelmäßig ausmisten
Digitale Strukturen altern – genauso wie Papierablagen.
Best Practice:
Einmal pro Quartal: Check aller Teams und Kanäle.
Inaktive Projekte ins Archiv oder schließen.
Veraltete Kanäle löschen oder verschieben.
Dein Quick Win
👉 Schau dir heute deine Teams-Liste an und frag dich:
Brauchen wir wirklich alle diese Teams?
Sind die Kanäle klar benannt?
Passt die Struktur zu PAWA und 7x7?
Schon ein bisschen Aufräumen bringt sofort spürbare Klarheit.
Fazit: Struktur ist kein Selbstzweck
Eine gute Team- und Kanalstruktur in Microsoft Teams sorgt dafür, dass dein Team arbeitet statt sucht.
Mit PAWA als Logik, der 7x7-Regel als Ordnungshüter und klaren Team-Spielregeln baust du Strukturen, die nicht nur heute funktionieren, sondern auch in Jahren noch.
👉 Wenn du wissen willst, wie wir PAWA + 7x7 konkret auf dein Teams-Setup übertragen, dann buch dir einen Termin bei mir. In 60 Minuten siehst du, wo dein Teams-Chaos steckt – und wie wir es gemeinsam auflösen.