5 Fehler bei der Teams-Einführung – und wie du sie vermeidest

22. Aug.

Microsoft Teams ist längst mehr als ein Chat-Tool. Richtig genutzt, wird es zum digitalen Dreh- und Angelpunkt deiner Zusammenarbeit.
Doch in der Praxis sehe ich immer wieder dieselben Fehler, die Unternehmen teuer zu stehen kommen:
👉 Suchzeiten explodieren, weil niemand weiß, wo etwas liegt.
👉 Kanäle und Teams wachsen unkontrolliert.
👉 Mitarbeitende sind frustriert, statt entlastet.

Die gute Nachricht: Alle diese Probleme lassen sich vermeiden – wenn man die richtige Struktur von Anfang an mitdenkt.

Hier sind die 5 größten Fehler bei der Teams-Einführung – und wie du sie mit PAWA, 7x7 und einer sauberen Team-/Kanalstruktur vermeidest:

1. Teams ohne klares Ordnungssystem einführen

Viele Unternehmen starten Teams „einfach mal“ – und wundern sich dann über Chaos. Ohne Struktur ist Teams nur eine Chat-App mit Dateianhang.

Lösung:
Starte mit der PAWA-Methode (Projekte, Aufgabenbereiche, Wissen, Archive).
Sie gibt dir die vier großen Schubladen, in die alles passt. Egal ob Dateien, Notizen oder Kanäle – PAWA ist die logische Grundlage für Klarheit.

👉 Mehr dazu im Artikel: Die PAWA-Methode: Die 4-Ordner-Struktur, die dein digitales Chaos beendet.

2. Zu viele Teams – zu wenig Übersicht

„Für jede Kleinigkeit ein neues Team“ klingt erstmal sinnvoll – führt aber schnell zu Unübersichtlichkeit. Mitarbeitende verlieren den Überblick, in welchem Team welches Dokument liegt.

Lösung:
Nutze meine 3 Varianten für Team- und Kanalstrukturen:

Variante 1: Ein Team fürs ganze Unternehmen – mit Kanälen für PAWA.
Variante 2: Ein Team je PAWA-Bereich (Projekte, Aufgabenbereiche, Wissen, Archive).
Variante 3: Skalierbare Struktur mit Nummern oder Farben – für große Unternehmen.

Starte klein (Variante 1) und wachse Schritt für Schritt.

👉 Mehr dazu im Folge-Artikel: Best Practices für Team- und Kanalstrukturen in Microsoft Teams.

3. Endlose Unterordner in der Dateien-Ablage

Was im Explorer schon nervt, wird in Teams noch schlimmer: endlose Unterordner. Statt Klarheit entsteht ein Dateilabyrinth.

Lösung:
Halte dich an die 7x7-Ordnerregel:

Maximal 7 Unterordner pro Ebene.
Maximal 7 Ebenen tief.

So bleibt die Ablage übersichtlich und navigierbar – auch für neue Mitarbeitende.

👉 Mehr dazu im Artikel: Die 7x7-Ordnerstruktur: So baust du Klarheit und Ordnung in Microsoft 365 auf.

4. Unklare Verantwortlichkeiten

Wenn jeder nach Lust und Laune Kanäle oder Teams anlegt, ist Chaos vorprogrammiert.

Lösung:

Klare Regeln: Wer darf Teams oder Kanäle anlegen?
Einheitliche Namenskonventionen (z. B. „01_Projekte“, „02_Aufgabenbereiche“).
Ein kurzer Leitfaden für neue Mitarbeitende, damit sie sofort wissen, wie die Struktur funktioniert.

5. „Wir richten es einmal ein – und nie wieder an“

Teams ist kein statisches System. Projekte enden, Abteilungen ändern sich, Wissen wächst. Wer nie aufräumt, sitzt bald im digitalen Ramschladen.

Lösung:

Quartalsweise System-Check: Welche Teams oder Kanäle sind noch aktiv?
Abgeschlossene Projekte ins Archiv verschieben.
Veraltete Kanäle schließen oder löschen.

👉 Ein lebendiges System braucht Pflege – genau wie ein Büro auch.

Fazit: Fehler vermeiden heißt Strukturen schaffen

Die meisten Fehler bei der Teams-Einführung haben denselben Ursprung: fehlende Strukturen.
Mit PAWA (Logik), der 7x7-Regel (Ordnung) und klaren Varianten für Teams & Kanäle (Organisation) vermeidest du Chaos von Anfang an – und baust ein System, das mit deinem Unternehmen wächst.

👉 Wenn du gerade vor der Einführung von Teams stehst oder schon mittendrin bist: Lass uns sprechen. Ich zeige dir, wie du deine Microsoft Teams-Struktur so aufsetzt, dass du jede Datei in unter 60 Sekunden findest.

Marcel Rubner