Die 7x7-Ordnerstruktur: So baust du Klarheit und Ordnung in Microsoft 365 auf
Struktur schlägt Chaos.
Mit der PAWA-Methode (Projekte, Aufgabenbereiche, Wissen, Archive) hast du bereits ein System, das dein digitales Leben radikal vereinfacht. Doch vielen meiner Kund:innen begegnet nach dem ersten Aha-Effekt die nächste Frage:
👉 „Und wie genau baue ich diese vier Ordner jetzt auf? Einfach alles reinschmeißen?“
Die Antwort: Nein.
Genau hier kommt die 7x7-Ordnerstruktur ins Spiel.
Was steckt hinter der 7x7-Ordnerstruktur?
Die Idee ist simpel:
Jeder der vier PAWA-Hauptordner darf maximal sieben Unterordner haben.
In jedem Unterordner dürfen wiederum maximal sieben Unter-Unterordner entstehen.
Damit vermeidest du die größte Falle digitaler Ablagen: Wildwuchs.
Statt hunderte Unterordner anzulegen, die niemand mehr überblickt, zwingt dich die 7x7-Regel, klar zu entscheiden:
Was ist wirklich wichtig?
Was braucht eine eigene Kategorie?
Was gehört einfach ins Archiv?
PAWA + 7x7 = maximale Klarheit
So sieht das Zusammenspiel in der Praxis aus:
1. Projekte
Sommer-Kampagne 2023
Website-Relaunch
Neue Mitarbeitende einstellen
👉 Max. sieben aktive Projekte im Blick – das sorgt für Fokus. Alles andere kommt ins Archiv.
2. Aufgabenbereiche
Finanzen
Marketing
Personalführung
Gesundheit
👉 Diese Bereiche laufen dauerhaft. Jeder bekommt seinen Ordner, aber auch hier: nie mehr als sieben pro Ebene.
3. Wissen
Fotografie
KI-Tools
Produktivität
Vorlagen
👉 Statt „Endlos-Ablage“ zwingt dich die 7x7-Regel, dein Wissen schlank und zugänglich zu halten.
4. Archive
Abgeschlossene Projekte
Alte Unterlagen
Frühere Interessen
👉 Das Archiv wächst naturgemäß, aber durch die Ebenenregel bleibt es trotzdem navigierbar.
Warum 7?
Die Zahl ist nicht zufällig. Psychologische Studien zeigen: Unser Gehirn kann im Schnitt 7 ± 2 Kategorien gleichzeitig überblicken.
Mehr Ebenen → mehr Klicks → mehr Suchzeit.
Weniger Ebenen → mehr Klarheit → mehr Fokus.
Umsetzung in Microsoft 365
Die 7x7-Ordnerstruktur entfaltet ihre volle Wirkung, wenn du sie direkt in Microsoft 365 verankerst:
OneDrive / SharePoint: Lege die vier Hauptordner (PAWA) an. Unterordner maximal sieben.
Teams: Richte Teams oder Kanäle nach der 7x7-Logik auf PAWA-Basis ein.
OneNote / Planner: Gleiche Struktur, gleiche Regeln – so bleibt dein System konsistent.
Der Vorteil: Egal, wo du dich befindest – Teams, OneDrive oder OneNote – du denkst immer in derselben Struktur.
Typische Fehler – und wie du sie vermeidest
„Aber ich brauche mehr als sieben Projekte!“
→ Nein. Wenn es mehr werden, liegt das Problem nicht in der Struktur, sondern in deinem Fokus. Was nicht akut ist, kommt ins Archiv.„Ich mache für jedes Dokument einen neuen Ordner.“
→ Falsch. Dateien gehören zusammen, nicht in Einzelkäfige. Sonst suchst du wieder länger.„Archive ist meine Müllhalde.“
→ Nein. Archive heißt: aufheben, was noch wichtig sein könnte. Alles andere → löschen.
Dein Quick Win
👉 Nimm dir heute einen deiner bestehenden Ordner (z. B. „Marketing“) und wende die 7x7-Regel an.
Maximal sieben Unterordner.
Innerhalb jedes Unterordners maximal sieben weitere Ebenen.
Alles andere → ins Archiv.
Nach einer Stunde wirst du merken: Ordnung fühlt sich plötzlich leicht an.
Fazit: Weniger ist mehr
Die PAWA-Methode gibt dir die vier großen Schubladen.
Die 7x7-Ordnerstruktur sorgt dafür, dass diese Schubladen nicht überquellen.
Gemeinsam sind sie ein unschlagbares Duo, das dir in Microsoft 365 Klarheit schenkt – und dir das wichtigste zurückgibt, was du im Alltag brauchst: Zeit und Nerven.
👉 Wenn du wissen willst, wie wir PAWA + 7x7 direkt auf dein Unternehmen übertragen, buch dir einen Termin mit mir. Wir finden herus, wo du stehst – und wie du jede Datei in unter 60 Sekunden findest.